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Schülerzeitung » Finanzierung und Marketing » Buchführung und Konto

Soll und Haben

Ein bisschen Buchführung ist auch in der Schülerzeitung nötig

Klar, ihr wollt Texte schreiben, Fotos machen, Layout gestalten und am Ende eine tolle Schülerzeitung in Händen halten oder im Netz veröffentlichen. Recht habt ihr.

Allerdings hat eine Schülerzeitung auch immer was mit Einnahmen und Ausgaben zu tun, also mit Geld. Da können gerade bei einer gedruckten Schülerzeitung recht hohe Beträge anfallen. Allein der Druck der Schülerzeitung kann – je nach Auflage – schon mal an die tausend Euro oder mehr  kosten.

Deshalb ist es wichtig, dass ihr genau aufschreibt, wie viel Geld ihr einnehmt und ausgebt und wofür. Vereinfacht gesagt ist das dann die Buchführung. Diese Seite des Portals „SCHÜLERmachenZEITUNG“ will euch ein paar praktische Tipps geben, wie ihr eure Buchführung ohne übertriebenen Aufwand und trotzdem korrekt und transparent abwickeln könnt.

Verantwortung, Transparenz und Kontrolle

Wie oben bereits erklärt, fallen im Zusammenhang mit der Schülerzeitung finanzielle Transaktionen in zum Teil erheblicher Höhe an. Die Redaktion muss deshalb sicherstellen, dass mit dem Geld korrekt, transparent und verantwortungsbewusst umgegangen wird. Dies erfordert klare Verantwortlichkeiten und neutrale Kontrolle.

Wie könnt ihr die Verantwortlichkeiten sinnvoll regeln?

Zugang zu Kasse und Konto (Kassenführer)
Zugang zu Kasse und Konto sollten nur eine bzw. maximal zwei Personen haben, die von der Redaktion zu Beginn des Schuljahres bestimmt/gewählt werden. Für alle Kontobewegungen gibt es Kontoauszüge, für Einlagen in die Kasse oder Entnahmen von Bargeld muss ein schriftliches Kassenbuch geführt werden (vgl. Beispiel in der Download-Ecke). Für jede Transaktion (Einnahme, Ausgabe) wird ein schriftlicher Beleg (Quittung) eingeholt bzw. angefertigt („Eigenbeleg“).

Prüfung der Buchführung (Kassenprüfer)
Die Buchführung (Kassenbuch mit Abschluss) wird mindestens einmal jährlich von einer neutralen Person geprüft. Dabei werden die Vollständigkeit der Buchungen und Belege sowie die Kassen- und Kontostände geprüft und mit Unterschrift attestiert.
Diese Person kann z.B. ein gewählter Schüler sein, der mit dem/den Kassenführer/n nicht befreundet und auch nicht in derselben Klasse ist. Auch die betreuende Lehrkraft kann diese Aufgaben übernehmen.

Kassenbericht
Mindestens einmal im Jahr erstatten die Kassenführer, gemeinsam mit dem Kassenprüfer der Redaktion über die finanzielle Situation der Schülerzeitung Bericht. In diesem Zusammenhang kann auch gemeinschaftlich über nötige Anschaffungen (z.B. Fotoapparat, Kaffeemaschine …) entschieden werden.

Geld lagern - aber richtig!

Für den Bargeldbestand gelten drei wichtige Grundregeln:

  • Der Bestand in der Kasse sollte auf das unbedingt nötige Maß beschränkt bleiben (max. 50-100 Euro).
  • Der Zugang zur Kasse ist auf wenige Personen beschränkt (siehe Kasten oben).
  • Das Bargeld wird sicher aufbewahrt (z.B. abschließbare stabile Kasse, Tresor im Sekretariat).

Ein- und Auszahlungen in oder aus der Kasse werden in jedem Fall schriftlich mit Datum und Unterschrift im Kassenbuch (vgl. Download-Ecke) erfasst.

Für Schülerzeitungen, die als Einrichtung der SMV erscheinen, braucht es ein offizielles schulisches Konto, das entweder

  • als Unterkonto des Schulgirokontos oder als
  • kommunales Konto beim Sachaufwandsträger geführt wird.

Genauere Regelungen hierzu findet ihr in der Download-Ecke.

Schülerzeitungen, die als Druckwerk im Sinne des BayPrG erscheinen, regeln die Kontoführung in eigener Verantwortung und damit auf eigenes Risiko.

Gültige Geschäfte hängen vom Alter ab

Kinder und Jugendliche bis zum Alter von 18 Jahren können nur begrenzt (oder gar nicht) rechtlich gültige Geschäfte durchführen. Dazu gehören z.B. auch die Geschäfte, die zu Einnahmen und Ausgaben bei der Schülerzeitung führen. Für die Einrichtung eines Kontos bei einer Bank müsst ihr volljährig sein (vgl. BGB § 104 ff).

Vereinfacht gesagt gilt:

  • bis zum vollendeten 7. Lebensjahr: keine Geschäftsfähigkeit
  • von 7. Geburtstag bis zum vollendeten 18. Lebensjahr: begrenzte Geschäftsfähigkeit (Begrenzung in Höhe des Taschengeldes)
  • ab 18. Geburtstag: volle Geschäftsfähigkeit

Konsequenzen für die Schülerzeitung
In der Praxis bedeutet dies, dass finanzielle Transaktionen, die über den Rahmen des Taschengeldes hinausgehen, nur von erwachsenen Schülern, von ihren Eltern oder von einer Lehrkraft rechtsgültig durchgeführt werden können.
Dies gilt es z.B. bei Verträgen mit Werbekunden oder mit der Druckerei zu beachten.

Grundregeln der Buchführung für die Schülerzeitung